Privacy and Data Protection Policy Swiss Chemical Society

Datenschutzerklärung Schweizerische Chemische Gesellschaft (Stand 31.08.2023)

1. Grundsatz

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit der folgenden Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen, welche Personendaten wir von Ihnen zu welchem Zweck erheben, bearbeiten und aufbewahren, wenn Sie unsere Website besuchen, Sie Mitglied in unserem Verein sind/werden oder einen Anlass der SCG besuchen.

2. Verantwortung

Verantwortlich für die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen ist:

Schweizerische Chemische Gesellschaft
Haus der Akademien
Laupenstrasse 7
3008 Bern

Datenschutzverantwortlicher: David Spichiger, Executive Director,  

3. Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die Sie uns zur Verfügung stellen, zu Vereinszwecken. In diesem Rahmen bearbeiten wir insbesondere Angaben, die Sie uns selbst bei der Kontaktaufnahme (beispielsweise per Briefpost, E-Mail, Kontaktformular, Social Media oder Telefon), bei der Online-Registrierung für eine unserer Dienstleistungen freiwillig übermitteln.

Der Vereinszweck der SCG ist:

Vision
Our vision is to promote chemistry-based sciences and foster innovation in Switzerland to benefit society and the environment.

Mission Statement
The Swiss Chemical Society (SCS) supports the scientific community and promotes chemistry-related activities and the information exchange among academic, government, and industrial scientists.

The SCS offers and organizes ...

  • Events, including conferences, congresses, and courses to promote the exchange of knowledge
  • Platforms for networking and fostering career development
  • Prizes and awards for outstanding achievements
  • Representing and ensuring the exchange of information in national and international organizations
  • Publications as active publisher or partner

The Society actively supports diversity and inclusion for all its members and activities.

Ihre Personendaten werden im Wesentlichen zu folgenden Zwecken in entsprechenden Verzeichnissen gesammelt und bearbeitet:

  • Führung des SCG-Mitgliederverzeichnisses
  • Administration von Teilnehmenden an SCG-Anlässen
  • Evaluationsprozess für die SCG-Awardprogramme
  • Versand von Informationen und Publikationen zur Erfüllung des Vereinszwecks
  • Abwicklung der Rechnungsstellung und Prüfung der Finanztransaktionen
  • Führung der Vereinshistorie
  • Finanzierung der Vereinstätigkeit
  • Meldungen an Partnerorganisation zur Erfüllung des Vereinszwecks (z.B. SCNAT, SATW, EuChemS, IUPAC)

4. Personendaten von Dritten

Sofern Sie Personendaten von Dritten an uns übermitteln, sind Sie verpflichtet, den Datenschutz gegenüber den Dritten zu gewährleisten sowie die Richtigkeit der Personendaten sicherzustellen.  

5. Bearbeitung von Personendaten durch Dritte

Wir können Personendaten durch beauftragte Dritte bearbeiten lassen oder gemeinsam mit Dritten sowie mit Hilfe von Dritten bearbeiten oder an Dritte übermitteln. Bei den Dritten handelt es sich um Anbieter, deren Leistungen wir in Anspruch nehmen. Wir gewährleisten auch bei solchen Dritten einen angemessenen Datenschutz.

Ihre Personendaten werden an folgende Drittparteien übermittelt, einschliesslich solche im Ausland:

  • FO-Fotorotar (Versand CHIMIA): Vertrag mit FO-Fotorotar
  • Chairs of SCS Networks: SCS internal
  • Chairs of SCS Events: Weitergabe von nur öffentlich zugänglichen Daten
  • Award Committee SCS: internal
  • Sponsors und Partners: Nur nach ausdrücklicher Einwilligung
  • KonzeptPlus (IT Provider): Vertrag mit KonzeptPlus
  • SCNAT (Personalwesen, nur Mitarbeitende): Vertrag mit SCNAT
  • Google und OneDrive (USA): Standardvertragsklauseln
  • Social Media (Instagram & Facebook - USA): Standardvertragsklauseln

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene und geeignete technische und organisatorische Massnahmen, um den Datenschutz und insbesondere die Datensicherheit zu gewährleisten.

7. Nutzung der Website (Cookies und Server-Logdateien)

Wir können Cookies für unsere Website verwenden. Bei Cookies – bei eigenen Cookies (First-Party-Cookies) als auch bei Cookies von Dritten, deren Dienste wir nutzen (Third-Party-Cookies) – handelt es sich um Daten, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Solche gespeicherten Daten müssen nicht auf traditionelle Cookies in Textform beschränkt sein.

Cookies können beim Besuch unserer Website in Ihrem Browser temporär als «Session Cookies» oder für einen bestimmten Zeitraum als sogenannte permanente Cookies gespeichert werden. «Session Cookies» werden automatisch gelöscht, wenn Sie Ihren Browser schliessen. Permanente Cookies haben eine bestimmte Speicherdauer. Sie ermöglichen insbesondere, Ihren Browser beim nächsten Besuch unserer Website wiederzuerkennen und dadurch beispielsweise die Reichweite unserer Website zu messen. Permanente Cookies können auch für Online-Marketing verwendet werden.

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen jederzeit ganz oder teilweise deaktivieren sowie löschen.

Wir können für jeden Zugriff auf unsere Website nachfolgende Angaben erfassen, sofern diese von Ihrem Browser an unsere Server-Infrastruktur übermittelt werden oder von unserem Webserver ermittelt werden können: Datum und Zeit einschliesslich Zeitzone, IP-Adresse, Zugriffsstatur. Betriebssystem einschliesslich Benutzeroberfläche und Version, Browser einschliesslich Sprache und Version, aufgerufene einzelne Unter-Seite unserer Website einschliesslich übertragener Datenmenge, schliesslich im gleichen Browser-Fenster aufgerufene Website.

Wir speichern solche Angaben, die auch Personendaten darstellen können, in Server-Logdateien. Die Angaben sind erforderlich, um unser Online-Angebot dauerhaft, nutzerfreundlich und zuverlässig bereitstellen sowie um die Datensicherheit und damit insbesondere den Schutz von Personendaten sicherstellen zu können – auch durch Dritte oder mit Hilfe von Dritten.

8. Benachrichtigungen und Mitteilungen

Wir versenden Benachrichtigungen und Mitteilungen wie beispielsweise Newsletter oder Anmeldebestätigungen per E-Mail.

Benachrichtigungen und Mitteilungen können Weblinks oder Zählpixel enthalten, die erfassen, ob eine Mitteilung geöffnet wurde und welche Weblinks dabei angeklickt wurden. Solche Weblinks und Zählpixel können die Nutzung von Benachrichtigungen und Mitteilungen auch personenbezogen erfassen. Wir benötigen diese statistische Erfassung der Nutzung für die Erfolgs- und Reichweitenmessung, um Benachrichtigungen und Mitteilungen aufgrund der Bedürfnisse und Lesegewohnheiten der Empfängerinnen und Empfänger effektiv und nutzerfreundlich sowie dauerhaft, sicher und zuverlässig anbieten zu können.

9. Publikationen

Via Homepage, Newsletter und Social Media publizieren wir Neuigkeiten und Bilder zu wichtigen Vereinsthemen, unseren Anlässen und Preisprogrammen. Dabei können Fotos und Namen von unseren Mitgliedern genutzt werden.

10. Applikation und Zugriff

Personenbezogene Daten innerhalb der SCG werden auf folgenden Plattformen gespeichert

  • SCG-Datenbank (Maria-DB / mySQL ), Server bei KonzeptPlus, Konolfingen
  • Webseiten (Joomla 3.7 und 4.0), Server bei KonzeptPlus, Konolfingen
  • Operative Dateien (z.B. Excel, Word-Files), lokal auf Rechnern der SCG und auf dem SCG oneDrive (Microsoft).

Der Zugriff auf diese Daten wird ausschliesslich Mitarbeitenden des SCG Head Office gewährt sowie vereinzelt OK-Mitgliedern für die von Ihnen organisierten Events.

11. Auskunft und Löschung

Für Auskunft über die gespeicherten Daten kann das SCS Head Office unter kontaktiert werden. Inaktive Datensätze werden nach 10 Jahren gelöscht (Right to forget).

12. Schlussbestimmungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen und ergänzen. Wir werden über solche Anpassungen und Ergänzungen in geeigneter Form informieren, insbesondere durch Veröffentlichung der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung auf unserer Website.

 

David Spichiger, SCS
31.08.2023